Составляем правильное сопроводительное письмо к документам

Отправляя документы своему партнеру, поставщику, покупателю или любому другому лицу, необходимо приложить сопроводительное письмо, поясняющее, какие именно документы отправлены, в каком количестве и для чего. Скачать примерный образец оформления сопроводительного письма к документам можно в конце статьи.

Сопроводительное письмо не только дает понять адресату, что делать с полученными документами, но и является для отправителя подтверждением того, что документы им отправлены. В свою очередь, получатель, прочитав информацию в сопроводительном письме о наименованиях и количестве приложенных документов, сможет сравнить указанные данные с фактическими и проверить, все ли отправленные документы до него дошли, все ли листы имеются в наличии.

На заметку! Предлагаем также скачать образцы оформления сопроводительных писем к договору – скачать образец, к резюме – скачать образец, в налоговую – скачать, к коммерческому предложению – скачать образец.

Как написать — образец оформления

В верхней части бланка следует указать ФИО лица, которому направляются документы, если он является представителем организации, то нужно уточнить его должность и название организации, которую он представляет.

Также вверху (или в самом низу) ставится дата написания сопроводительного письма (она же дата отправки документов).

Ниже по центру пишется обращение: «Уважаемый Имя Отчество адресата!».

Подробнее о структуре сопроводительного письма читайте в этой статье.

В тексте указывается причина написания письма. В данном конкретном случае можно начать фразой: «Отправляем вам …», «направляем Вам на рассмотрение…» и т.д.

Указываются наименования документов, их номера, даты, количество экземпляров, количество листов в каждом экземпляре. Если документов достаточно много, то их перечень можно оформить в приложении в виде списка.

Также нужно указать для адресата, что делать с полученной документацией: прочитать, рассмотреть, подписать, отправить назад.

Отправитель документов и сопроводительного письма должен поставить свою подпись с указанием расшифровки.

Скачать образец сопроводительного письма к документам – ссылка.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2018 Moiblanki.RU ·  Дизайн и техподдержка: Goodwinpress.ru